Politique relative aux subventions accordées aux organisations

Objet : Subventions annuelles
Service : Administration

Présentation générale : La présente politique décrit la procédure d'examen et d'attribution des demandes de subvention soumises au village de Saint-Pierre-Jolys. Le conseil municipal évalue chaque demande au cas par cas et dispose d'un pouvoir discrétionnaire total quant à leur approbation. Le village s'engage à favoriser un processus d'octroi de subventions inclusif et transparent, garantissant un accès équitable et une communication claire à toutes les organisations éligibles.

Déclaration d'inclusion et de transparence : La commune de Saint-Pierre-Jolys valorise la diversité et s'efforce de rendre le processus d'octroi de subventions accessible à toutes les organisations éligibles. Nous nous engageons à communiquer de manière claire, à procéder à une évaluation équitable et à apporter notre soutien tout au long du processus de candidature. Si vous avez besoin d'aide pour remplir votre dossier ou si vous avez des questions concernant les conditions d'éligibilité, n'hésitez pas à contacter le personnel de la commune pour obtenir des conseils.

Télécharger le formulaire de demande de subvention (PDF)

Critères d'éligibilité

Pour pouvoir bénéficier d'une subvention accordée par le village de Saint-Pierre-Jolys, les organisations doivent remplir l'ensemble des conditions suivantes :

1. Statut d'organisme à but non lucratif
   1. Seules les associations locales à but non lucratif sont éligibles. Les groupes financés directement par les services municipaux sont exclus de cette politique.
   2. La Mairie encourage les candidatures d'organisations représentant des horizons, des centres d'intérêt et des communautés variés.
2. Impact sur la communauté
   1. Les organisations doivent faire preuve d'un engagement et/ou d’une participation importante au sein de la communauté, générant des retombées économiques, sociales ou récréatives significatives pour l'ensemble des habitants du village.
   2. Le Village encourage les propositions qui favorisent l'équité, l'accessibilité et la participation des groupes sous-représentés.
3. Communication bilingue
   1. Toutes les publicités et tous les supports promotionnels doivent être fournis à la fois en français et en anglais, conformément au règlement municipal n° 2023-04. Le personnel municipal peut vous aider pour la traduction afin que la langue ne constitue pas un obstacle à la participation.
4. Dépôt de candidature
   1. Les demandes de subvention doivent être présentées par écrit et adressées à la commune de Saint-Pierre-Jolys avant le 1er novembre de chaque année pour être prises en compte l'année suivante.
   2. Chaque organisation ne peut recevoir qu'une seule subvention par année civile.
   3. Le Village s'engage à garantir la transparence du processus d'examen. Tous les candidats recevront un accusé de réception ainsi qu'une notification de la décision du Conseil.
5. Transparence financière
   1. Les demandes doivent être accompagnées d'informations pertinentes, telles que les comptes annuels, à l'appui de la demande.
   2. Les candidats retenus doivent présenter un rapport financier détaillant les recettes et les dépenses de l'année pour laquelle le financement a été accordé, afin de garantir la transparence et la responsabilité.
   3. Si une subvention d'au moins 1 000 dollars lui est accordée, le village de Saint-Pierre-Jolys est tenu de le faire savoir publiquement.
6. Exigences spécifiques à l'événement (le cas échéant)
   1. Pour les manifestations locales de courte durée (par exemple, foires, festivals), les demandes doivent être déposées au moins 90 jours avant la date de l'événement.
   2. L'événement doit avoir lieu sur le territoire de la commune de Saint-Pierre-Jolys.
   3. Un état financier de clôture doit être fourni dans les 90 jours suivant l'événement.
7. Exclusions
   1. Les demandes de parrainage à titre personnel, telles que les sollicitations de prix sociaux individuels ou liés à un mariage, ne sont pas éligibles.

Procédure de candidature

1. Toutes les demandes doivent être adressées par écrit au village de Saint-Pierre-Jolys avant le 1er novembre de chaque année.
2. Les candidatures doivent comprendre :
   1. Vision ou objectifs de l'organisation
   2. Comptes annuels
   3. Description de l'impact sur la communauté
   4. Détails des activités ou événements proposés (le cas échéant)
   5. Validation du plan publicitaire bilingue

Examen et validation

1. Les demandes de subvention sont examinées au cas par cas, à la seule discrétion du conseil municipal.
2. Le Conseil examinera les critères d'éligibilité, l'impact sur la communauté et l'adéquation avec les valeurs d'inclusion et de transparence défendues par le Village.
3. Les candidats seront informés de la décision du Conseil et, en cas d'approbation, recevront des informations détaillées concernant le financement et les obligations en matière de rapports.

Obligations en matière de déclaration

1. Dans les 60 jours suivant la tenue de l'événement ou de l'activité subventionné(e), les candidats retenus doivent fournir :
   1. Un rapport financier présentant les recettes et les dépenses pour l'année au cours de laquelle le financement a été accordé
   2. Remerciements publics adressés à la commune de Saint-Pierre-Jolys pour le financement reçu

Assistance et contact

Le personnel de la commune se tient à votre disposition pour vous aider dans la traduction, la préparation de votre dossier de demande et pour répondre à toutes vos questions concernant la procédure d'octroi de subventions. N'hésitez pas à contacter le secrétariat de la commune pour obtenir de l'aide.

Télécharger le formulaire de demande de subvention (PDF)